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C1294-LCDPR/Livro Caixa - Importar Lançamentos Excel

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Sumário

Sistema: Gerenciador de Aplicativos Prosoft( GAP).

Contexto: O artigo Importação de lançamentos Excel para o LCDPR - Livro Caixa.

Informações Adicionais: Não se aplica. 

Resolução

O presente artigo tem o intuito de detalhar os procedimentos para importar para o LCDPR - Livro Caixa do Produtor Rural, arquivos Excel com os lançamentos de atividade Rural extraídos de outros sistemas.

OBS.: Essa funcionalidade foi desenvolvida para importar lançamentos de atividade rural, logo, não importa dados cadastrais (Imóveis, C/Bancárias, Produtores etc.).

1 - Acesse Contábil > Livro Caixa > Processamentos > LCDPR – Lançamentos de Atividade Rural

2 - Acesse a aba "Importação", para realizar parametrização da planilha, deve ser feita apenas uma vez e ficará gravada para a realização de outra importações.

3 - Clique no botão "Novo Modelo"

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Criação do Modelo de Planilha – Campos Obrigatórios:

  • Nome do Modelo: Informe o nome do modelo da planilha
  • Descrição: Este campo é opcional, nele poderá detalhar mais informações à respeito do modelo da planilha.
  • Empresas: Clique no botão adicionar para selecionar a(s) empresa(s) que irão usar esse modelo de planilha para importação.

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Importante: Verificar se a empresa cadastrada tem a Personalidade definida como Pessoa Física e possui informação no campo Inscrição de Produtor Rural no Cadastro de Empresas > Aba Básicos.

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OBS: É possível selecionar mais de uma empresa com o mesmo plano de Categorias, ou seja, o plano com as contas de Despesas/Receitas de Atividade Rural.

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Caso a empresa parametrizada não possua o número de Inscrição de Produtor Rural, não será possível importar a planilha criada.

4 -  Após tiver selecionado a empresa desejada, clique no botão "Próximo"

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Para que a planilha seja importada com sucesso, é necessário que ao menos os seguintes campos obrigatórios estejam parametrizados:

  • Data
  • Categoria (Receitas ou Despesas)
  • Histórico
  • Valor Total do Lançamento (sem rateio)
  • Conta (Caixa/Banco) - Esta opção pode ser parametrizada de três formas diferentes, que serão exemplificadas nos tópicos correspondentes desse artigo.

ATENÇÃO!  É importante reforçar que o VALOR dos lançamentos a serem importados precisam corresponder ao TOTAL da atividade rural (100%) e, havendo rateio, a distribuição dos percentuais será realizada automaticamente pelo sistema, durante a importação. Logo, se o valor do lançamento constante na planilha não corresponder à 100% da atividade rural, a importação ficará incorreta.

Exemplo de modelo de planilha:

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Usando o exemplo acima, podemos parametrizar os seguintes itens:

  • Linha correspondente ao cabeçalho: Selecione a mesma linha de cabeçalho informado na planilha a ser importada, no nosso exemplo, linha 1.
  • Planilha: Clique no botão ‘Selecionar Arquivo’ e selecione a planilha cujo modelo está sendo parametrizado.
  • Considerar Conta Caixa como destino dos lançamentos importados: todos os lançamentos do nosso exemplo, deverão ser importados para a conta Caixa, logo esse parâmetro deve ser marcado.

OBS.: Quando habilitado esse checkbox, o sistema irá considerar a primeira conta ‘Caixa’ existente no Cadastro de Contas.

  • Definição do conteúdo de cada coluna da planilha: as colunas da planilha serão carregadas aqui para que seja possível parametrizar os itens para importação.

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Observe acima que:

  • Coluna A – Data: parâmetro selecionado = Data
  • Coluna B – Categoria: parâmetro selecionado = Categoria
  • Coluna C – Descrição da Categoria: parâmetro selecionado = Complemento de Histórico 1

OBS.: além do item ‘Histórico’, é possível usar mais três colunas da planilha como complemento do mesmo. É importante observar a ordem correta (primeiro ‘Histórico’, seguidos dos complementos 1, 2 e 3).

  • Coluna D – Valor: parâmetro selecionado = Valor Total do Lançamento
  • Coluna E – Histórico: parâmetro selecionado = Histórico

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Ao importar os lançamentos dessa planilha para o LCDPR, eles serão apresentados da seguinte forma:

Observe que os campos exigidos pelo LCDPR (C/Bancária, Imóvel, Tipo de Documento e Participante) estão em branco, porque não existiam na planilha. Nesse caso, basta usar a funcionalidade ‘Mais Ações’ para incluir essas informações diretamente na grade de lançamentos.

  •  Criação do Modelo de Planilha – Demais Campos

Se a planilha já possuir os dados exigidos pelo LCDPR (C/Bancária, Participante, Imóvel, Tipo de Documento), que não são obrigatórios para importação, também é possível parametrizar os mesmos, conforme o exemplo:

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Usando o exemplo acima, podemos parametrizar os seguintes itens:

  • Linha correspondente ao cabeçalho: Selecione a mesma linha de cabeçalho informado na planilha a ser importada, no nosso exemplo, linha 1.
  • Planilha: Clique no botão ‘Selecionar Arquivo’ e selecione a planilha cujo modelo está sendo parametrizado.
  • Considerar Conta Caixa como destino dos lançamentos importados: no nosso exemplo, temos a coluna ‘Conta’ na planilha e queremos usar essa informação na importação, logo, esse parâmetro deverá ficar desmarcado.
  • Definição do conteúdo de cada coluna da planilha: as colunas da planilha serão carregadas aqui para que seja possível parametrizar os itens para importação.

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Observe acima que:

  • Coluna A – Data: parâmetro selecionado = Data
  • Coluna B – Conta: parâmetro selecionado = Conta (Caixa/Banco)
  • Coluna C – Conta Bancária: parâmetro selecionado = DE/PARA.

OBS.:  Não é possível importar a C/Bancária diretamente da planilha, logo, será necessário fazer DE/PARA. Para saber mais sobre esse tipo de parâmetro, consulte o tópico correspondente.

  • Coluna D – Categoria: parâmetro selecionado = Categoria
  • Coluna E – Imóvel: parâmetro selecionado = Imóvel
  • Coluna F – Nro do Documento: parâmetro selecionado = Número do Documento
  • Coluna G – Tipo do Documento: parâmetro selecionado = Tipo Documento
  • Coluna H – Participante: parâmetro selecionado = CNPJ/CPF Participante
  • Coluna I – Valor: parâmetro selecionado = Valor Total do Lançamento
  • Coluna J – Histórico: parâmetro selecionado = Histórico

OBS.: Além do item ‘Histórico’, é possível usar mais três colunas da planilha como complemento do mesmo. É importante observar a ordem correta (primeiro ‘Histórico’, seguidos dos complementos 1, 2 e 3).

Ao importar os lançamentos dessa planilha para o LCDPR, eles serão apresentados da seguinte forma:

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Observe que todos os dados dos lançamentos, inclusive referente aos demais campos exigidos pelo LCDPR (Imóvel, Tipo de Documento e Participante), com exceção da C/Bancária (que não foi tratado nesse exemplo), foram devidamente importados.

 

1.3 - Criação do Modelo de Planilha – com DE/PARA

Quando a planilha tiver dados que ainda não estão cadastrados no sistema, poderá ser utilizado o recurso de DE/PARA para realizar a importação, conforme o exemplo:

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É possível usar DE/PARA de:

  • Conta
  • C/Bancária
  • Categoria
  • Imóvel
  • Tipo de Documento

Usando o exemplo acima, podemos parametrizar os seguintes itens:

  • Linha correspondente ao cabeçalho: Selecione a mesma linha de cabeçalho informado na planilha a ser importada, no nosso exemplo, linha 2.
  • Planilha: Clique no botão ‘Selecionar Arquivo’ e selecione a planilha cujo modelo está sendo parametrizado.
  • Considerar Conta Caixa como destino dos lançamentos importados: no nosso exemplo, temos a coluna ‘Conta’ na planilha e queremos usar essa informação na importação, logo, esse parâmetro deverá ficar desmarcado.
  • Definição do conteúdo de cada coluna da planilha: as colunas da planilha serão carregadas aqui para que seja possível parametrizar os itens para importação.

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Observe acima que:

  • Coluna A – Data: parâmetro selecionado = Data
  • Coluna B – Conta: parâmetro selecionado = DE/PARA
  • Coluna C – Conta Bancária: parâmetro selecionado = DE/PARA.
  • Coluna D – Categoria: parâmetro selecionado = DE/PARA
  • Coluna E – Imóvel: parâmetro selecionado = DE/PARA
  • Coluna F – Nro do Documento: parâmetro selecionado = Número do Documento
  • Coluna G – Tipo do Documento: parâmetro selecionado = DE/PARA
  • Coluna H – Participante: parâmetro selecionado = CNPJ/CPF Participante
  • Coluna I – Histórico: parâmetro selecionado = Histórico
  • Coluna J – Valor: parâmetro selecionado = Valor Total do Lançamento

OBS.: além do item ‘Histórico’, é possível usar mais três colunas da planilha como complemento do mesmo. É importante observar a ordem correta (primeiro ‘Histórico’, seguidos dos complementos 1, 2 e 3).

Para os itens definidos como ‘DE/PARA’, será aberta uma nova tela de parametrização:

  • Contas:

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Informe na área ‘Para’ as contas Caixa/Banco que deverão ser substituídas no momento da importação, conforme Cadastro de Contas da empresa.

Observações:

  • Esse parâmetro só estará disponível se não tiver sido marcado o check ‘Considerar Conta Caixa como destino dos lançamentos importados’.
  • Não é possível efetuar esse tipo de DE/PARA quando a planilha tiver sido parametrizada para mais de uma empresa, pois o Cadastro de Contas é específico, por empresa.
  • Conta Bancária

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Informe na área ‘Para’ as C/Bancárias que deverão ser substituídas no momento da importação, conforme Cadastro de Bancos.

  • Categorias

Informe na área ‘Para’ as Categorias (Despesas/Receitas) que deverão ser substituídas no momento da importação, conforme Cadastro de Categorias.

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  • Imóvel

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Informe na área ‘Para’ os Imóveis que deverão ser substituídos no momento da importação, conforme Cadastro de Imóveis.

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Informe na área ‘Para’ os Tipos de Documentos que deverão ser substituídos no momento da importação, conforme lista de tipos do layout LCDPR.

Importante: depois da planilha ter sido parametrizada, caso precise incluir/atualizar os dados de DE/PARA, basta clicar no botão ‘Recarregar Planilha’ para que a lista de itens seja atualizada e então possa ajustar a parametrização.

1.4 - Conversão do Arquivo TXT do layout LCDPR para XLS e Criação do Modelo de Planilha correspondente


Essa funcionalidade visa atender às situações em que, um mesmo produtor rural, possui fazendas cujos controle financeiros são realizados por contadores diferentes.
Exemplo:

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Observe acima que o produtor exemplificado possui três fazendas, com contadores responsáveis diferentes, sendo que o contador ‘José Alves’ do Estado ‘MT’ está responsável pela entrega do LCDPR, visto este ser único por produtor e deve conter a atividade rural de todos os seus imóveis.
O contador ‘José Alves’ precisa da movimentação de Atividade Rural que foi escriturada pelos outros contadores, mas eles possuem sistemas e bases de dados diferentes, logo, a única coisa comum entre ele é o arquivo TXT gerado para atender ao layout LCDPR.
Então, o contador ‘José Alves’ vai obter os arquivos TXT LCDPR gerados pelos outros contadores, usar essa funcionalidade para convertê-los em uma planilha XLS, parametrizar o modelo de planilha (uma única vez) gerado e importar os lançamentos convertidos para a base de dados do LCDPR – Módulo Livro Caixa, unificando as informações de todos os imóveis explorados pelo produtor.
Após conferir e, se necessário, realizar os ajustes finais, estará pronto para gerar um novo arquivo TXT LCDPR com a movimentação completa do produtor e enviá-lo para a RFB.

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Informar empresa e a conta vinculada. Essa informação é importante, pois na hora de gerar a planilha Excel, se a empresa tiver mais de uma conta, no momento da conversão será utilizada a conta certa.

Clique em Gerar Em seguida o sistema disponibilizará a opção para selecionar o arquivo TXT que será convertido.

Após a seleção será gerada uma planilha Excel.

Os lançamentos do arquivo LCDPR não tem ‘Categorias’, logo, o sistema irá gerar uma coluna com essa descrição, com o conteúdo disponível do arquivo TXT do LCDPR, ou seja:

• 1 – Receitas de Atividade Rural
• 2 – Despesas de Custeio e Investimentos

As categorias são obrigatórias no CXA, logo, o usuário terá que parametrizar o DE/PARA de Categorias para essa coluna, no modelo de planilha XLS gerada, para que seja possível realizar a importação.

Mesmo que seja uma única categoria para todos os lançamentos de Receitas e outra única categoria para todos os lançamentos de Despesas.

ATENÇÃO

Cadastrar os imóveis e contas bancárias gerados na planilha XLS, pois esses não serão importados (serão importados apenas os lançamentos).

O arquivo LCDPR é gerado por produtor, logo, o valor constante no lançamento já corresponde à fração do mesmo (em caso de exploração em conjunto), nesse caso será necessário cadastrar todos  os produtores que exploram o imóvel junto com o produtor do seu cliente pois, essa informação é necessária para a geração do registro 0045 do LCDPR.

Depois deverá parametrizar a planilha XLS para importação e Importar os lançamentos para o LCDPR.

2 - Importação da Planilha

Acesse a Aba LCDPR, informe o código da empresa e clique em Processar.

Clique no botão Importar:

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Serão apresentados todos os modelos de planilha parametrizados para a empresa:

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Clique no modelo desejado e, seguida, deverá selecionar o arquivo XLS correspondente, a ser importado:

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Os lançamentos serão carregados na tela de Lançamentos Importados onde é possível efetuar a liberação para LCDPR dos lançamentos prontos para liberação  e exportar os lançamentos que apresentam inconsistências

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Ao clicar no botão libera para LCPD ficará no grid apenas os lançamentos inconsistentes para que o mesmo possa ser exportado para que o cliente efectue os respectivos ajustes.

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Caso queira filtrar apenas os lançamentos importados, use o link ‘Importados’, disponível no cabeçalho da tela – área ‘Lançamentos da Página’ OU a coluna ‘Origem dos Lançamentos’, disponível na grade de lançamentos.

No caso de lançamentos importados, é apresentada a data em que foi realizada a importação.

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2.1 – Complementando os lançamentos importados, com os demais dados exigidos pelo LCDPR:

No caso da planilha ter sido importada apenas com os campos obrigatórios, é possível efetuar o preenchimento das demais informações exigidas pelo LCDPR, utilizando o “Mais Ações”.

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2.2 – Ajustando Lançamentos Inconsistentes:

Para os lançamentos que apresentaram inconsistências, é exportada uma planilha em Excel, que possibilita identificar por meio da coluna ‘Detalhes’, qual o erro apresentado e efetuar as respectivas correções.

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Após efetuar a correção, é possível refazer a importação, selecionando o modelo de planilha ‘Padrão Prosoft’ e o caminho onde o arquivo corrigido está salvo.

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Os lançamentos corrigidos serão importados:

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E apresentados na grade de lançamentos:

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2.3 – Regras para Importação:

Para que a importação ocorra com sucesso, é importante se atentar aos seguintes detalhes da planilha:

  • Data: formatação dd/mm/aaaa
  • Participante: busca pelo CPF ou CNPJ, que pode estar com ou sem formatação (ponto e barra), no Cadastro de Terceiros.

São lidas as primeiras posições numéricas do campo. Logo, se o conteúdo da planilha estiver, por exemplo, como ‘111.111.111/0001-11 – Empresa ABC’, será obtido o CNPJ ‘111.111.111/0001-11’.

  • Categoria (despesas/receitas): busca pelo código reduzido (cinco caracteres) ou pelo classificador (10 caracteres) do Cadastro de Categorias.

São lidas as primeiras posições numéricas do campo. Logo, se o conteúdo da planilha estiver, por exemplo, como ‘00103 – Venda de Milho’ ou ‘1010010000 – Venda de Milho’, será obtida a categoria ‘Venda de Milho’.

  • Imóvel: busca pelo código, com três caracteres, do Cadastro de Imóveis.

São lidas as três primeiras posições numéricas do campo. Logo, se o conteúdo da planilha estiver, por exemplo, como ‘001- Fazenda Esperança’, será obtido o imóvel com código ‘001’.

  • Conta Caixa/Banco: busca pelo código, com três caracteres do Cadastro de Contas (Caixa/Bancos).

São lidas as três primeiras posições numéricas do campo. Logo, se o conteúdo da planilha estiver, por exemplo, como ‘001- Caixa’, será obtida a conta com código ‘001’ existente do cadastro.

  • Valor Total do Lançamento: ideal que tenha duas casas decimais.
  • Tipo de Documento: busca conforme lista padrão do LCDPR:
  1. Nota Fiscal
  2. Fatura
  3. Recibo
  4. Contrato
  5. Folha de Pagamento
  6. Outros
  • Nro documento: até 30 caracteres - alfanumérico.
  • Formatação das células: ideal que estejam formatadas como ‘Texto’.
  • Identificador LCDPR: não precisa constar na planilha. Esse indicador será obtido automaticamente pelo sistema, no momento da importação, por meio da parametrização do indicador ‘LCDPR’ do Cadastro de Categorias.

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OBSERVAÇÕES:

  • Se durante a importação, o sistema não conseguir interpretar o conteúdo dos campos não obrigatórios (relacionados ao LCDPR), os lançamentos correspondentes serão importados com estes campos em branco, podendo ser atualizados diretamente na grade de lançamentos, através da opção ‘Mais Ações’. 
  • E se o sistema não conseguir interpretar o conteúdo dos campos obrigatórios, estes NÃO serão importados mas, conforme já mencionado, serão gerados à parte, na planilha modelo ‘Padrão Prosoft’, com a descrição do motivo da inconsistência, possibilitando a correção e reimportação. 

3 – Avaliação da Funcionalidade

Após efetuar a importação, será apresentada a tela de avaliação. Contamos com sua avaliação para nos ajudar a aprimorar a qualidade do nosso sistema.

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