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Exemplo: "evento S1200"

FP877-Parametrização para geração do arquivo da RAIS

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Sumário

Sistema: Gerenciador de Aplicativos Prosoft (GAP)

Contexto: Este artigo tem objetivo demostrar os procedimentos e parâmetros a serem devidamente preenchidos para a geração do arquivo RAIS.

Informações Adicionais: Não se aplica.

Resolução

Cadastro de Empresas 

1- Acesse Parâmetros Gerais > Cadastros > Cadastro de Empresas  e informe a Empresa 

  • Guia Básico:

1- Selecione a opção jurídica ou física de acordo com o tipo de inscrição do estabelecimento (CNPJ ou CEI)

2- Informe a razão social vigente em Dezembro, conforme registro constante no CNPJ da Secretaria da Receita Federal e no CEI

3- Informe o número de inscrição no CNPJ quando se tratar de pessoa jurídica ou CPF quando se tratar de pessoa física (CEI)

4- Informe o endereço do estabelecimento corretamente
Logradouro: nome da rua, avenida, praça, etc.
Número: número da casa, lote, quadra, etc.
Complemento: número do bloco, apartamento, sala, etc.
Bairro/distrito: centro, nome da vila, jardim, etc.
CEP: o Código de Endereçamento Postal (com oito algarismos) deve ser específico da rua, avenida ou bairro
Município: informe o nome do município
UF: selecione a Unidade de Federação da empresa
Fone: informe o código DDD e o número do telefone para contato

5- Clique em Pesquisar  e indique o código da natureza jurídica do estabelecimento correspondente à empresa 

6- Clique em Pesquisar  e indique o código da principal atividade econômica do estabelecimento, de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE)

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  • Guia Trabalhista:

1- Clique na guia Trabalhista, guia Dados Básicos depois clique na guia RAIS

2- Preencha os campos:

Natureza do Estabelecimento: Indique o código correspondente à empresa, conforme opções apresentadas no botão de pesquisa

Número de Proprietários: Informe o número de proprietários/sócios que exercem atividades no estabelecimento/entidade a que se refere esta declaração. Mencione nos campos específicos a quantidade de proprietários não familiares e/ou a quantidade de proprietários familiares

Mês Base Dissídio Coletivo: Indique a data-base da categoria (mês do reajuste salarial) com maior número de empregados no estabelecimento

Código do Município: Informe o código do município conforme Manual da RAIS

Geração do arquivo: Selecione se a geração será Normal ou por Divisão de RH

Total de Funcionários no Ano: Este campo é preenchido automaticamente com a quantidade de funcionários existentes no exercício quando efetuado o encerramento anual

Grupo da RAIS: É gravado automaticamente nesse campo o código do grupo ao qual a empresa pertence

Tipo de Empresa: Selecione o Porte do estabelecimento:

  • Normal: Este campo só deve ser selecionado se o estabelecimento não se enquadrar como microempresa ou como Empresa de Pequeno Porte
  • Microempresa: Considera-se microempresa, o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, que auferir, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (Trezentos e sessenta mil reais). (Conforme Lei Complementar nº 123/2006)
  • Empresa Pequeno Porte: Considera-se empresa de pequeno porte, o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, que auferir, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ 360.000,00 (Trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais). (Conforme Lei Complementar nº 123/2006)

  • Guia Contábil:

1- Clique na guia Contábil, depois na guia Informações Gerais

2- No campo Representante legal informe os dados do Representante Legal

Nota: Além de preencher os dados no representante legal no sistema, no validador GDRAIS ao transmitir a declaração é necessário replicar os dados do responsável no menu Informações > Dados do Responsável

3- Clique na guia Indicadores

4- Informe o Regime de Tributação da empresa conforme as opções de pesquisa. A informação de optante ou não pelo Simples é obtida por meio deste campo

Relatório para Sindicato

1- Acesse Parâmetros Gerais > Emissão de Guias e Relatórios Legais > Sindical > Relatório para Sindicato

2- Faça a emissão dos relatórios para sindicados marcando a opção Grava valores para RAI, para que as informações relativas às entidades sindicais beneficiárias das Contribuições Sindicais Patronais pagas durante o ano-base e os respectivos valores sejam gravadas no arquivo da RAIS

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NOTA: Para emissão deste relatório é preciso que o cadastro do sindicato patronal esteja devidamente preenchido, bem como os coeficientes a serem utilizados para cálculo. No cadastro da empresa também deve ser vinculado o código do sindicato patronal representativo do estabelecimento e o valor do capital social

Tabela de Eventos

1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Tabelas > Tabela de Eventos

2- Na tabela de eventos alguns indicadores são de suma importância para composição das informações corretas no arquivo:

RAIS: Determina se o evento é somado para ser acumulado ao campo Remuneração RAIS da ficha financeira

Evento de Hora Extra: Determina se trata de um evento de hora extra. O sistema checa também este campo para gerar as informações da quantidade de horas extras

Rotina: Este campo também é checado para geração das informações de quantidade de horas extras mensais. Serão considerados os eventos com rotinas 04, 10, 11, 12, 17, 18, 95, 96 e 99

Ficha Financeira: Este indicador é utilizado para a atualização mensal da Ficha Financeira dos funcionários, qualquer informação incorreta neste campo gerará acumulados incorretos e poderá implicar em informações incorretas para a RAIS, Informe de Rendimentos, DIRF e apuração de médias para cálculos em geral, entre outros transtornos, portanto sempre que for criado um novo evento informe o código da ficha financeira, conforme a Tabela de Títulos da Ficha Financeira

3- Para a gravação da quantidade de horas, o programa efetua os seguintes controles:
Tabela de Eventos com indicador “Evento de Hora Extra” SIM
Tabela de Eventos com rotinas 04, 10, 11, 12, 17, 18, 95, 96, 97, 98 e 99

Atualização da Ficha Financeira/ Enc.do Mês

1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Processamentos > Processamento de Recibos/Resumos > Atualização da Ficha Financeira Enc. de Mês

2- Soma de Acumulados: Esta rotina é de grande importância, pois é por meio desse processo que os valores gerados nos recibos de pagamento dos funcionários são armazenados na ficha financeira de acordo com as especificações da tabela de eventos, sendo estes dados utilizados posteriormente para geração do arquivo da RAIS

3- Encerramento Anual: Esse processo consiste em armazenar dados na rotina Geração e Manutenção - RAIS, sendo que estas informações são utilizadas para a geração do arquivo de declaração da RAIS. Por meio do processo de Encerramento Anual o programa efetua a gravação da quantidade de horas extras trabalhadas mês a mês pelo funcionário na manutenção do Arquivo da RAIS. Esta informação o programa busca das imagens de recibo mensal

- Inclusão de sócios: Para atender a exigência legal, conforme orientações do manual da RAIS, disponibilizamos opção para incluir no arquivo sócios que optaram pelo recolhimento do FGTS. Serão considerados apenas os sócios ativos e desligados no exercício informado
 
- Salário Contratual: Informe o local de origem para que seja considerado o valor de salário contratual do funcionário: Cadastro de Funcionários ou Ficha Financeira

- Titulo da ficha financeira para controle da Contribuição Associativa: Informe qual código do Titulo da Ficha Financeira foi utilizado para o armazenamento dos valores de Contribuição Associativa na Ficha Financeira durante o processamento mensal. Após esse procedimento serão criados os dados que poderão ser acessados através da Rotina de Geração e Manutenção - RAIS

Nota: Foi necessária a inclusão dessas opções para atender a usuários que podem efetuarem alterações salariais no cadastro dos funcionários antes de efetuar o encerramento anual. Em função disso ao gerar o arquivo da RAIS, é possível que o cliente selecione a leitura do salário base da Ficha Financeira. Dessa forma o programa considera o valor de salário base da ficha financeira da competência Dezembro do exercício em que o arquivo está sendo gerado

Manutenção Ficha Financeira

1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Manutenção de Arquivos Funcionais > Manutenção Ficha Financeira

2- Valores Mensais - Nesta guia são acumulados os valores mensais dos funcionários extraídos dos recibos de pagamento e de acordo com as especificações da tabela de eventos. Para composição dos valores das remunerações mensais que devem ser declarados na RAIS é considerada a coluna Remuneração RAIS

Para que os valores referentes às contribuições descontadas dos empregados sejam considerados, as mesmas devem estar acumuladas na ficha financeira. O sistema efetua o acumulo automaticamente para os eventos:
 
- 107 Contribuição Sindical
- 109 Contribuição Assistencial
- 110 Contribuição Confederativa 

Caso o usuário tenha criado novos eventos para o desconto destas contribuições, na tabela de eventos o campo Ficha Financeira deve ser preenchido para que os valores sejam acumulados, o mesmo deve ser feito quando se trata da Contribuição Assistencial, porém, por não ser um evento fixo do sistema, para o valor ser acumulado na ficha do funcionário, o usuário deve criar um título de ficha financeira através da rotina Tabela de Títulos da Ficha Financeira e informar na tabela de eventos o código criado

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Geração e Manutenção RAIS

1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Relatórios Anuais > Geração e Manutenção RAIS

2- No quadro manutenção clique em Funcionários, informe a Empresa e selecione o funcionário

3- Dados dos Empregados/ Sócios: São apresentadas todas informações de cada empregado/servidor. Deve constar na RAIS de todos os estabelecimentos da empresa aos quais ele esteve vinculado durante o ano base, cabendo a cada estabelecimento (CNPJ específico) fornecer as informações referentes ao período em que o empregado esteve a ele vinculado, seja como transferido, cedido ou na categoria de contratado. No caso de empregado desligado e readmitido no decorrer do ano-base, as informações referentes a cada um dos períodos deverão ser fornecidas separadamente

4- Manutenção de dados do funcionário/sócio:  Na tela principal são demonstrados todos os sócios e funcionários com informações a serem declaradas na RAIS do exercício indicado no campo Ano Base, sendo estes registros destacados pelas cores azul para ativos, vermelho para desligados e verde para as demais condições

5- As alterações efetuadas no cadastro do funcionário / sócio NÃO alteram os dados da Geração e Manutenção – RAIS  e o mesmo se for ao contrário, portanto dependendo do que for alterado em um cadastro deverá ser alterado no outro ou, dependendo da situação deve ser refeito Encerramento Anual. Todas as informações existentes nesse cadastro são extraídas do cadastro de funcionários, cadastro de sócios, cadastro de divisões de RH, ficha financeira, recibos de pagamento e recibo de quitação

6- Exclusões e Alterações:  Para apagar um registro, selecione o funcionário e telce DELETE e para efetuar alterações selecione o funcionário e clique duas vezes. Ao selecionar o funcionário por meio de duplo clique, é demonstrada a tela de Manutenção de Funcionários

7- Guia Contribuições: serão demonstrados valores referentes à Contribuições: Associativa, Sindical, Confederativa e Assistencial

8- Guia Remunerações:  Neste campo são atualizados os dados referentes à Divisão de RH e Remuneração RAIS de acordo com a informação da Ficha Financeira. Para a gravação de horas extras a rotina faz consistência com a tabela de eventos, indicador Evento de Hora Extra SIM e rotinas 04,10,11,12,17,18,95,96,97,98 e 99. Recibos com horas extras fracionadas arredondam para menos quantidades até 30 minutos e para mais quantidades que excedam 30 minutos.
Exemplo: 1h30min = 1 e 1h32min = 2
O arredondamento é efetuado por evento, então se existir 2 eventos no mesmo recibo, os dois eventos serão arredondados

9- Guia Quitação: De acordo com o Manual de Orientações da RAIS, no item I – Verbas pagas na Rescisão devem ser informadas:

Férias: O valor total das férias (simples, em dobro e proporcionais),incluindo o adicional constitucional (um terço a mais), pagas na rescisão contratual

Multa rescisória: O valor total correspondente à multa de 20% ou 40% do FGTS (rescisão de contrato por culpa recíproca ou dispensa sem justa causa)

Banco de horas: O valor total correspondente ao saldo das horas extras que não foram pagas durante o contrato de trabalho

Quantidade de competência: O número de meses em que houve ocorrência de horas extras (banco de horas)

Reajuste coletivo: O valor total correspondente à variação salarial negociado na data-base da categoria, incluindo acordos, convenção ou dissídio coletivo, tendo sido pago somente na rescisão de contrato

Quantidade de competência: O número de meses a que se refere o valor que está sendo pago

Gratificações: Os valores totais decorrentes de gratificações firmadas em contrato de trabalho, regulamento da empresa, acordo ou convenção coletiva de trabalho que não foram pagas durante o contrato de trabalho

Quantidade de meses: O número de meses a que se refere o valor que está sendo pago.
13° 1/12 avos indenizado: pago em quitação
Aviso prévio indenizado: pago em quitação

- São tratadas também a atualização dos campos:

  • Banco de Horas e quantidade de meses

  • Reajuste Coletivo e quantidade de meses

  • Gratificações e quantidade de meses

Para que o sistema atualize os valores correspondentes a estes campos foram criados na tabela de eventos novos indicadores onde o usuário indica qual informação a ser gravada. Ao processar o recibo de quitação e digitar um destes eventos será habilitado o campo Meses – RAIS / Verbas Pagas Rescisão, para que seja informado o mês a que se refere o valor que está sendo pago, seja de horas extras (Banco de Horas), Reajuste Coletivo ou Gratificações

10- Guia Afastamentos: Caso haja mais de três afastamentos, relacione os de maior duração. O início do afastamento é contado a partir do primeiro dia não trabalhado. informe somente os afastamentos superiores a 15 dias. Havendo mais de três afastamentos, inclua na soma os afastamentos não relacionados. Para os afastamentos iniciados em ano-base anterior, a data de início a ser declarada será 01/01. Para os afastamentos que ultrapassarem o ano-base, a data do fim a ser declarada, será 31/12, pois a informação prestada refere-se ao ano-base.
As informações de afastamento serão extraídas do registro de movimentação do prontuário do empregado.
Após a soma de acumulados anual, os dados são levados para a Geração e Manutenção – RAIS

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Tabela de Ocorrências de Prontuário

1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Tabelas > Tabela de Ocorrências de Prontuário

2- Para que as informações dos afastamentos estejam corretas no arquivo, os Parâmetros da Tabela de Ocorrências do Prontuário, bem como o código oficial da RAIS e movimentações, devem estar cadastradas

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